Três números para o mesmo mês. Todos certos.

Abra o Dashboard Executivo: setembro vai fechar nos 48 mil euros. Abra a DRE Gerencial (a demonstração de resultados): 31 mil. Abra o Painel Financeiro, no bloco Caixa: entraram 22 mil.

A primeira reação é pensar que o sistema se enganou. Não se enganou. Os três ecrãs respondem a três perguntas diferentes sobre o mesmo dinheiro. No fim deste guia, vai olhar para esses três números e saber exatamente o que cada um diz, e qual usar em cada decisão.

Uma reserva passa por três momentos

Cada euro de uma reserva faz sempre o mesmo percurso:

Estes momentos não acontecem por uma ordem fixa. Um hóspede pode pagar em agosto uma estadia de dezembro (paga antes de prestada). Outro pode sair sem ter pago o saldo (prestada antes de paga). É exatamente por isso que os ecrãs não batem certo entre si, e é por isso que o Operent separa as três coisas em vez de as juntar num único número.

Três palavras que vai encontrar no sistema:

• Reconhecer é o nome técnico de “passou a resultado”. Uma noite é reconhecida depois de prestada.
• Receita diferida (na contabilidade portuguesa, rendimentos a reconhecer) é o que já foi vendido, pago ou não, e ainda não passou a resultado.
• Competência é o mês a que o resultado pertence (em Portugal, fala-se de regime do acréscimo ou especialização dos exercícios): conta o mês em que a noite aconteceu, não o mês em que o dinheiro entrou.

Quando é que uma noite passa a resultado

O Operent reconhece a receita noite a noite, e cada noite pertence ao mês em que aconteceu. Isto acontece em dois momentos:

• No check-out. Ao registar a saída do hóspede, todas as noites da estadia são reconhecidas de imediato, cada uma no seu mês.
• No reconhecimento do mês. Para quem ainda está alojado na viragem do mês, as noites já decorridas têm de ser reconhecidas. O caminho principal é o botão “Reconhecer Receita”, em Fechamento. O mesmo atalho aparece no Painel Financeiro, como “Apurar agora”, e no Dashboard Executivo. Enquanto isso não for feito, o mês fica marcado com receita por reconhecer e não pode ser fechado.

Uma reserva apenas confirmada, com o hóspede ainda por chegar, nunca passa a resultado. Aparece nos ecrãs de previsão como “a reconhecer”.

Uma reserva, mês e meio de história

Vamos acompanhar uma reserva do princípio ao fim. Atravessa a viragem do mês e foi paga com cartão: os dois casos que mais baralham.

1. 20/09

   O hóspede reserva e paga

   • Dashboard e Reservas já mostram a reserva: está vendida e aparece como “a reconhecer”.
   • Caixa: nada. O dinheiro está com a operadora. O Operent regista um valor a receber do cartão, com transferência prevista para 20/10.
   • DRE: nada. Ainda não aconteceu nenhuma noite.
2. 30/09

   “Reconhecer Receita” de setembro

   • As noites de 29 e 30 aconteceram: 400 € passam a resultado de setembro.
   • No mesmo momento, o Operent separa 80 € de comissão de gestão, receita da empresa, e 320 € de crédito do proprietário, por pagar.
   • O pagamento ao proprietário fica bloqueado: “Aguardando liquidação do cartão”.
3. 04/10

   Check-out

   • As outras 3 noites geram 600 € de resultado em outubro (120 € da empresa, 480 € do proprietário).
   • A reserva está 100% prestada. O pagamento ao proprietário continua à espera do cartão.
4. 20/10

   A operadora transfere

   • Caixa de outubro: entram 970 €, os 1.000 € menos a comissão de 3%.
   • Os 800 € do proprietário ficam disponíveis. A comissão do cartão (30 €) é suportada por quem indicar ao registar o recebimento: com “Empresa paga a taxa”, o proprietário recebe 800 €; com “Descontar no repasse do proprietário”, recebe 770 €.

A conclusão que vale ouro: a mesma reserva de 1.000 € apareceu como venda em setembro, resultado em setembro e outubro e caixa só em outubro. Nenhum ecrã se enganou.

O painel que põe tudo lado a lado

O Painel Financeiro existe precisamente para pôr os dois mundos frente a frente:

• Caixa: o que entrou e saiu do banco. “Entrou”, “Saiu” e “Saldo do período”. Um pagamento com cartão só entra aqui quando a operadora transfere, e pelo valor líquido.
• Competência: o que foi ganho no período. “Receita reconhecida no período”, “Despesas reconhecidas no período” e “Resultado operacional”.
• Diferença Caixa vs Competência. O painel mostra de onde vem a diferença: saldos a receber, receita diferida, cartões por liquidar. Diferença não é erro. É o retrato do tempo entre vender, prestar e receber.
• Posição: o que está pendente hoje. “A receber” (hóspedes que ainda devem), receita diferida (vendido e ainda não prestado), “A pagar” (despesas por pagar) e “A repassar” (o que já é do proprietário e ainda não lhe foi pago).

Uma dica: se a caixa de setembro estiver bem acima do resultado, é provável que muitos hóspedes tenham pago antecipadamente reservas de outubro e novembro. Ótimo para a tesouraria, mas esse dinheiro ainda não é resultado, e parte dele nem sequer é seu.

O pagamento ao proprietário tem três luzes

Um valor só pode ser pago ao proprietário depois de acontecerem três coisas: as noites foram prestadas, o hóspede pagou e, se foi com cartão, a operadora já transferiu. É isto que evita a armadilha clássica: pagar ao proprietário um dinheiro que ainda não chegou, usando a tesouraria da empresa para cobrir a diferença.

No modelo split (coanfitrião), não há pagamento ao proprietário: o canal paga diretamente a cada parte. A caixa da gestora mostra apenas a comissão dela, e a parte do proprietário aparece a título informativo.

As despesas seguem a mesma lógica

• A data da despesa define a competência: é nessa data que entra na DRE e no Resultado Gerencial.
• O pagamento define a caixa: sem pagamento registado, a despesa fica em “A pagar”.
• Compra com o cartão da empresa: a despesa entra na DRE na data da compra, mas só há saída de caixa quando o extrato do cartão é pago.

Uma reparação feita a 28/09, paga com cartão cujo extrato vence a 10/10, é despesa de setembro e saída de caixa de outubro. Mais uma vez, os dois ecrãs estão certos.

Fechar o mês: o ponto final

Em Fechamento, o Operent só deixa fechar o mês com a receita reconhecida e indica o que falta, como reservas sem check-out. Depois de fechado:

• os números desse mês não mudam por engano;
• se surgir uma correção mais tarde, é lançada no mês aberto seguinte, com referência ao mês original. Nada é apagado e o histórico fica completo.

No fim do ano, o encerramento do exercício gera o balancete, o balanço e a demonstração de resultados anual a partir de uma fotografia fixa: os números que entrega ao contabilista não mudam depois.

A cábula: que ecrã consultar para…

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