Sabe quanto faturou. Mas sabe quanto ficou?

Quem gere alojamento local costuma saber de cor a ocupação do mês, que fins de semana estão cheios e que unidade funciona melhor na Airbnb ou na Booking.

Agora a pergunta difícil: quanto sobrou no mês passado para a sua empresa e para cada proprietário?

Para muitas empresas de gestão, a resposta leva horas: extrato bancário, fatura do cartão, comprovativos de MB WAY e aquela folha de cálculo que tem de ser refeita todos os meses. E, no fim, ainda fica a dúvida sobre o número.

Neste artigo, vamos seguir uma reserva real da Airbnb do princípio ao fim: quem fica com cada parte, onde entram as despesas do mês e porque é que o controlo financeiro do alojamento local se perde pelo caminho quando depende de folhas de cálculo.

Uma reserva real, do valor total ao bolso de cada um

Uma estadia de 5 noites num apartamento gerido em regime de coanfitrião. É assim que a Airbnb mostra os ganhos:

Neste contrato, a empresa de gestão cobra 20% sobre o valor líquido da reserva sem a limpeza: (5864,13 € − 200 €) × 20% = 1132,83 €. A taxa de limpeza fica para o proprietário, que paga à equipa de limpeza. A Airbnb divide o pagamento e deposita cada parte diretamente na conta de cada um.

Até aqui, parece simples. Mas o mês não tem só a reserva.

As despesas do mês: quem pagou?

No mesmo mês, o apartamento teve três despesas:

• Limpeza de saída: 180 €, paga pelo proprietário à equipa de limpeza.
• Reparação do esquentador, que avariou: 320 €. O proprietário tratou do assunto, pagou e enviou o comprovativo à empresa de gestão.
• Lavandaria da roupa de cama e banho: 90 €, paga pela empresa de gestão, porque a roupa é dela.

Na folha de cálculo, é aqui que tudo se perde. O esquentador foi pago pelo proprietário, por isso “não é problema da empresa”, e muitas vezes nem fica registado. Só que, sem ele, o proprietário acha que lucrou 4731,30 € com o imóvel, e não lucrou.

Porque é que a folha de cálculo falha quando a carteira cresce

Com um ou dois imóveis, ainda se consegue ter tudo de cabeça. Com dez, vinte ou cinquenta, os problemas repetem-se:

• Reservas introduzidas à mão: basta esquecer uma para o mês não bater certo.
• Despesas sem dono: a reparação foi feita, mas ninguém registou quem pagou nem se o valor é descontado no pagamento ao proprietário, fica por conta da empresa ou é apenas informativo.
• Despesas pagas pelo proprietário esquecidas: o resultado do imóvel fica bonito no papel e errado na vida real.
• Comprovativos espalhados entre WhatsApp, e-mail, cartão e MB WAY.
• Dinheiro que não é resultado misturado com resultado: uma entrada de capital ou um empréstimo entra na conta e parece lucro.

As 4 perguntas a que a sua gestão financeira tem de responder

1. Quanto gera realmente cada imóvel?

Com todas as despesas, incluindo as que o proprietário pagou diretamente. Um imóvel com 90% de ocupação pode render pouco por causa de manutenção frequente ou de um condomínio caro.

2. Quanto é do proprietário, e porquê?

O proprietário precisa de ver cada reserva, a taxa de gestão, cada despesa e como foi feito o pagamento. Não basta um valor final numa transferência.

3. Cada custo está no sítio certo?

O custo do imóvel é do imóvel. O custo da empresa é da empresa. E dinheiro que apenas muda de sítio, como uma entrada de capital, um empréstimo ou uma transferência entre contas, não é lucro.

4. O que sobrou realmente para a empresa de gestão?

Depois de todos os custos: qual é a margem da empresa e quanto do saldo bancário já está comprometido?

Como o Operent responde a estas perguntas

O Operent liga a operação do dia a dia à parte financeira, por isso as tabelas acima montam-se sozinhas.

• A pergunta certa em cada despesa: quem pagou? Ao registar a reparação do esquentador, o Operent pergunta quem suportou o custo. Se foi a empresa de gestão, é uma despesa da empresa, ou um desconto no pagamento ao proprietário quando o recebimento é centralizado. Se foi o proprietário, entra como informativa: não mexe na tesouraria da empresa, mas entra no resultado do imóvel. O sistema só mostra as opções que fazem sentido para o contrato daquele imóvel.
• O resultado real do imóvel, mesmo com despesas que o proprietário pagou diretamente. É isso que mostra ao proprietário o lucro verdadeiro, e não apenas o valor que lhe caiu na conta.
• Reservas importadas de uma vez: preencha o modelo de folha de cálculo do Operent, reveja a pré-visualização e confirme. Veja como em Importar reservas por folha de cálculo.
• Extrato pronto a enviar: reservas, taxa de gestão, despesas e como foi feito o pagamento, com uma versão para o proprietário e outra interna. Em PDF ou por e-mail, juntamente com o resumo do imóvel, os indicadores do mês e uma nota sua para o proprietário.
• Tesouraria e resultado lado a lado: o painel financeiro separa o que entrou e saiu do banco do que foi realmente ganho no período, e mostra o que ainda falta pagar ao proprietário, pagar a fornecedores e receber.
• Movimentos de capital à parte: entradas de capital, empréstimos e transferências entre contas mexem na tesouraria, mas não inflacionam o lucro.

Perguntas frequentes

Conclusão

A ocupação vende, mas é o resultado que sustenta o negócio, o seu e o do proprietário. Se fechar o mês ainda obriga a refazer folhas de cálculo, ou se ninguém sabe ao certo quanto rendeu cada imóvel, o problema não é falta de esforço, é a ferramenta.

O Operent está em acesso antecipado e é gratuito durante a fase de validação. Veja os planos e as condições.