Importar reservas por folha de cálculo

Tem reservas antigas numa folha de cálculo, ou vai começar com dezenas de estadias futuras já vendidas? Em vez de as registar uma a uma, basta preencher o modelo do Operent, verificar a pré-visualização e confirmar. As reservas entram todas de uma vez, cada uma no imóvel certo, com os valores e, se já foram pagas, com o recebimento registado.

Passo 1 · Descarregue sempre um modelo novo

Em Reservas, clique no botão de mais ações (⋯) e escolha “Importar planilha”. Em “1. Baixe um modelo novo”, clique em “Baixar modelo XLSX”.

O ficheiro tem dois separadores:

• Reservas: onde preenche os dados, a partir da linha 7. Os cabeçalhos azuis são obrigatórios; os cinzentos, opcionais.
• Instruções: as regras de preenchimento e a lista dos canais e métodos de pagamento ativos no seu Operent no momento em que o descarregou.

Passo 2 · Preencha uma linha por reserva

Os valores podem ser células numéricas ou texto no formato 1.000,00, com até duas casas decimais. Não use fórmulas em nenhuma célula: o ficheiro inteiro é recusado.

As colunas K e L mudam conforme o modelo do imóvel

Veja o exemplo de uma reserva de 6.970,00 € feita na Airbnb, com 200,00 € de limpeza e 1.305,87 € de comissão. Escolha o modelo do seu imóvel para ver o que preencher:

Passada, hoje ou futura: cada reserva entra de forma diferente

O recebimento de uma reserva passada é registado pelo valor que o Operent calcula (veja o exemplo acima); não existe coluna de valor pago. Os meses da estadia e do recebimento têm de estar abertos no Fechamento.

Passo 3 · Envie para a pré-visualização

De volta ao ecrã de importação, em “2. Envie para prévia”, clique em “Escolher planilha”. O Operent analisa o ficheiro e mostra “Prévia concluída — nada foi importado.”, indicando quantas linhas estão sem erros e quantas têm erros. Ainda não foi gravado nada.

• Os erros aparecem agrupados por coluna, com as linhas afetadas (por exemplo, “Linhas 5–7”) e o que era esperado nessa célula.
• Se não for encontrado um imóvel, canal ou método de pagamento, aparece “Associe os rótulos da planilha”: escolha o registo correspondente e clique em “Atualizar prévia”. A associação de imóveis fica guardada para as importações seguintes.
• Em “Plano por linha”, cada linha mostra como vai entrar (futura, hoje ou passada), se será marcada como paga e o valor.

Passo 4 · Reveja e confirme

Quando todas as linhas estiverem prontas, aparece “Prévia pronta para confirmação”. Clique em “Confirmar importação”. O Operent volta a verificar tudo e cria as reservas de uma só vez e mostra “Importação confirmada.”, com o número de reservas criadas.

Reservas repetidas

• Mesmo imóvel, datas sobrepostas: a linha é bloqueada, quer choque com uma reserva existente, quer com outra linha da folha.
• A mesma folha enviada de novo depois de confirmada: é recusada e nada é criado duas vezes.
• Um código externo já importado: se a linha for idêntica, é ignorada; se algum dado tiver mudado, é bloqueada. A importação não altera reservas existentes: para mudar uma, edite-a no Operent.

Problemas comuns