Neste guia
O módulo de Operações organiza o trabalho que prepara e mantém os seus imóveis: limpeza, manutenção, vistoria e reposição. Responde a quatro perguntas: o que tem de ser feito, em que imóvel, quem o faz e até quando tem de estar pronto.
No fim deste guia, sabe criar, atribuir e concluir uma tarefa, e pôr as tarefas que se repetem a criarem-se sozinhas. Quer o porquê antes do como? Leia Entre o check-out e o próximo check-in.
O Operent ainda só tem versão em português do Brasil: os nomes dos ecrãs e botões aparecem aqui tal como na aplicação.
As quatro partes
| Tarefas | Algo que alguém tem de fazer. Exemplo: limpar o imóvel depois do check-out. |
|---|---|
| Rotinas | Um modelo de tarefa que se repete. Quando chega a data, a rotina cria a tarefa. Exemplo: limpeza do filtro do ar condicionado de 2 em 2 semanas. |
| Automação | Uma regra que cria tarefas sozinha. Exemplo: criar a limpeza quando uma reserva é confirmada. |
| Indicadores | Os números da operação: cancelamentos, no-shows e multas, por período, imóvel e canal. |
Passo 1 · Crie a primeira tarefa
- Abra Operações › Tarefas e clique em Nova tarefa.
- Escreva o que tem de ser feito, como “Limpeza pós-check-out”, e escolha o tipo.
- Escolha o imóvel e, se houver, associe a reserva.
- Defina o responsável.
- Indique quando o trabalho começa e até quando tem de estar terminado.
- Inclua instruções úteis, como “limpar a ventoinha” ou “levar a roupa de cama à lavandaria”.
- Guarde. A tarefa aparece na lista de tarefas e na Agenda, quando estiver no período apresentado.
Passo 2 · Um exemplo: o imóvel pronto para o hóspede seguinte
O hóspede sai às 11h e o seguinte chega às 14h. A limpeza tem de terminar antes das 14h. Na tarefa, o campo Janela resume o tempo até à próxima entrada: “Mesmo dia” indica que o próximo check-in é no dia do check-out; “Apertada”, que o prazo é curto; “Com folga”, que há mais tempo para concluir o serviço.
O quadro Prontidão do imóvel diz se o imóvel está pronto para a próxima entrada. A prontidão é do imóvel, não da tarefa: considera todas as tarefas dele com prazo até ao dia dessa entrada.
Passo 3 · Acompanhe o dia a dia
- Comece por hoje: a página inicial mostra os check-ins, check-outs e tarefas do dia, e o que pede atenção.
- Filtre a lista: em Operações › Tarefas, filtre por período, imóvel e tipo, ou use os atalhos Atrasadas, Apertadas hoje, Sem responsável e Sem agendamento.
- Atribua: as tarefas sem responsável têm o botão Atribuir.
- Trave quando houver um impedimento: se a tarefa não pode avançar (falta uma peça, o imóvel está ocupado), use Travar e registe o motivo. Passa a aparecer no atalho Travadas.
Passo 4 · Envie à equipa
Se a sua equipa não acede ao Operent, passa-lhe a programação de duas formas:
- Uma tarefa: abra a tarefa e clique em Copiar para WhatsApp. O texto com imóvel, morada, horários, próximo check-in, duração e instruções fica copiado. Cole-o na conversa com a pessoa da limpeza.
- O planeamento inteiro: em Operações › Tarefas, abra o menu ⋯ ao lado do filtro de tipo e escolha Exportar planejamento. A folha de cálculo traz imóvel, morada, tarefa, responsável, data e hora do período filtrado.
Passo 5 · Conclua e registe o custo
- Concluir: quando a equipa avisar que terminou, abra a tarefa e clique em Concluir. A conclusão é sempre manual. Em Anexos, guarde uma fotografia ou o comprovativo, se quiser.
- Custo: concluir a tarefa não lança o custo. No detalhe da tarefa, em Custos, use Resolver custo e confira valor, conta, data (é sugerida a de hoje) e quem o suporta. Custo da empresa ou desconto no pagamento ao proprietário geram um lançamento nas finanças: o primeiro como despesa da empresa, o segundo a sair do valor do proprietário. Se o proprietário pagou diretamente, o registo é informativo e tem tratamento próprio. O lançamento fica associado ao imóvel e à tarefa, e a ligação Abrir em despesas leva diretamente a ele.
- Histórico: cada tarefa guarda o que mudou, quem mudou e quando.
Passo 6 · Deixe o que se repete às rotinas
Use uma rotina quando um serviço se repete no calendário: uma vistoria mensal, uma limpeza periódica, uma manutenção preventiva. Em Operações › Rotinas, clique em Nova rotina.
A rotina cria uma tarefa para cada imóvel selecionado em cada data. Com três imóveis numa rotina mensal, são três tarefas por mês, e cada uma é acompanhada na lista como qualquer outra tarefa.
| Título e tipo | Como a tarefa vai aparecer, e se é limpeza, manutenção, vistoria ou reposição. |
|---|---|
| Imóveis | Um ou vários. O fuso horário vem dos imóveis. |
| Repetição | Semanal, Quinzenal, Mensal, Trimestral ou Anual. Em “A cada”, ajusta o intervalo: de 2 em 2 semanas, de 3 em 3 meses. |
| Início e Início previsto | A data da primeira tarefa e a hora de cada uma. |
| Criar antes | Quantos dias antes de cada data a tarefa aparece na agenda. Com 0, no próprio dia. |
| Fim | Sem término, ou uma data final. |
| Prestador padrão | Quem já sai como responsável em cada tarefa criada. Aqui ficam também a duração estimada e a prioridade. |
Um exemplo: “Limpeza do ar condicionado” em dois imóveis, de 3 em 3 meses, criada 7 dias antes, com início previsto às 9h. Uma semana antes de cada data, o Operent cria uma tarefa para cada imóvel.
O Resumo mostra as próximas datas antes de guardar. Depois:
- Editar: as alterações valem para as próximas tarefas; as já criadas mantêm os dados que tinham.
- Desativar: a rotina deixa de criar tarefas. Ao reativá-la, recomeça pela próxima data, sem criar tarefas para datas que já passaram.
- Eliminar: depois de a rotina ter criado tarefas, não pode ser eliminada. Para a parar, desative-a.
Para um trabalho pontual, que não se repete, crie uma tarefa avulsa (passo 1).
Passo 7 · Ligue a limpeza automática
Em Operações › Automação, ative “Programar limpeza automaticamente para reservas confirmadas”. A partir daí, cada reserva confirmada tem a sua limpeza programada conforme a regra escolhida. Na opção “Até a próxima entrada confirmada”, a tarefa só é criada quando existir a reserva seguinte. A regra vale para as reservas confirmadas depois de guardar; as que já estavam confirmadas não são atualizadas. Check-in e check-out reais só confirmam o que foi planeado e nunca criam outra limpeza. E, se a reserva for cancelada antes do check-out, a limpeza criada para ela é cancelada automaticamente e fica guardada no histórico, desde que ainda não tenha custo registado (veja as dúvidas comuns).
| No checkout previsto | A limpeza fica marcada para o dia da saída. O mais comum, para imóveis com muita rotação. |
|---|---|
| Checkout previsto + N dias | Alguns dias depois da saída. Para quando a equipa passa em dias fixos. |
| Até a próxima entrada confirmada | A limpeza só é criada quando existir o hóspede seguinte, para estar pronta antes dele. Evita limpar um imóvel que vai ficar vazio. |
Defina também o Início padrão da limpeza, o Pronta até, a Duração, o Prestador padrão, a Prioridade e as Instruções para limpeza, que são copiadas para cada nova tarefa. Clique em Salvar padrão: vale para as reservas confirmadas a partir daí.
Em Exceção por imóvel, clique em Editar nos imóveis que fogem ao padrão: usar o padrão da empresa, personalizar só para aquele imóvel ou não programar limpeza automática, quando é o próprio dono a tratar dela.
Dúvidas comuns
Tarefa e reserva são a mesma coisa?
Não. A reserva organiza a estadia; a tarefa organiza o trabalho. Uma reserva pode gerar uma tarefa, como a limpeza.
O imóvel aparece como “não pronto”.
Há tarefas pendentes com prazo até à próxima entrada. Abra a tarefa, veja o que falta e conclua-a quando estiver feita.
A tarefa aparece como “sem agendamento”.
Faltam data e hora. Abra a tarefa, clique em Editar e indique quando o trabalho começa e até quando termina.
Cancelei uma tarefa que tinha custo registado.
O custo continua no histórico financeiro. Por isso, uma tarefa com custo pode ter de continuar ativa.
Confirmei a reserva e a limpeza não apareceu.
Confirme que a limpeza automática está ligada e que o imóvel não está como “Não programar limpeza automática”. Se o prazo-base for “Até a próxima entrada confirmada”, a limpeza só aparece quando existir a reserva seguinte. As reservas confirmadas antes de ligar a automação mantêm a decisão que tinham: crie a limpeza como tarefa manual, associada à reserva.
O que acontece à limpeza quando uma reserva é cancelada?
Se a reserva for cancelada antes do check-out, o Operent cancela a tarefa de limpeza criada para ela, desde que ainda não tenha custo registado. A tarefa não é apagada: fica no histórico. Se já houver custo associado, a tarefa e o custo são preservados para conferência. As tarefas já concluídas também se mantêm.
A reserva mudou de data. E a limpeza?
Se as datas da própria reserva mudam, a limpeza dela é reajustada automaticamente, conforme a regra do imóvel. Já a próxima entrada funciona de outra forma: mais cedo, pode apertar o prazo; mais tarde, não adia sozinha uma limpeza já planeada.
Alterei a rotina e as tarefas já criadas não mudaram.
É o esperado: as alterações valem só para as próximas tarefas. Ajuste as já criadas abrindo cada uma e clicando em Editar.
no Operent
Pronto para fazer no Operent?
Abra o Operent e siga os passos com os seus imóveis. Se ficar preso em algum ponto, fale connosco.