O que é o Operent, e para quem não é

Antes de lhe falar do Operent, responda a três perguntas sobre o seu último mês:

1. Quanto lhe deixou, de facto, cada imóvel, depois de todas as despesas?
2. Quanto é de cada proprietário, e porquê?
3. Quanto sobrou para a sua empresa?

Se as três respostas saem em cinco minutos e confia nelas, o Operent não é para si. A sua operação está afinada. Não mude nada.

Se, para responder, tem de abrir o extrato do banco, a fatura do cartão, o WhatsApp à procura de comprovativos e a folha de cálculo que refaz todos os meses, continue a ler.

Eu chegava ao número. Custava caro lá chegar.

Faço a gestão dos meus próprios anúncios e sou coanfitrião do imóvel de um proprietário. Eu sabia quanto me deixava cada imóvel. Mas, para o saber, pagava caro.

Cada reserva de cada imóvel ia para uma folha de cálculo separada, uma por proprietário. Depois registava as despesas e conferia tudo. No fim, montava à mão o relatório do proprietário. No mês seguinte, tudo outra vez, do zero.

Era uma tarde inteira a consolidar números. E, com tanta coisa escrita à mão, sempre com hipótese de erro. Comparar um mês com outro, ou com o ano anterior, era ainda pior: trabalhoso e pouco fiável.

O número existia. O que faltava era um sítio onde ele se montasse sozinho. O Operent é esse sítio.

Não é falta de organização. É falta de sítio.

Quem trabalha em alojamento local costuma ser organizado. O problema é que cada ferramenta mostra uma parte:

• A Airbnb e o PMS mostram reservas e ocupação.
• O banco mostra o que entrou e saiu da conta.
• A folha de cálculo tenta juntar tudo, à mão, todos os meses.

A mesma reserva acaba escrita três vezes, e basta uma esquecida para o mês não fechar.

E o dinheiro nem sempre passa pela sua conta. Com os pagamentos ao coanfitrião da Airbnb, a parte do proprietário cai diretamente na conta dele, e as despesas que ele paga nunca chegam até si. Com o pagamento centralizado, o saldo do banco parece ótimo, mas boa parte já tem dono: o pagamento ao proprietário.

Nos dois casos, o número que vê não é o número que importa.

O que é o Operent

O Operent é a camada financeira das empresas que gerem alojamento local por conta de proprietários.

Cada reserva é registada uma única vez e leva consigo o imóvel, o canal, o proprietário e a regra de pagamento. Dessa base única saem três visões da mesma operação:

• A sua empresa: o que entrou em comissões de gestão e de imóveis próprios, o que saiu em despesas e a margem que ficou.
• Cada imóvel: o resultado mês a mês, com todas as despesas, incluindo as que o proprietário pagou diretamente.
• Cada proprietário: cada reserva, a comissão de gestão, cada despesa e como lhe foi pago.

No fim do mês, os pagamentos e o demonstrativo de cada proprietário estão prontos. Sem refazer a folha de cálculo.

E o número bate certo com o da Airbnb. A primeira reserva deste demonstrativo usa os valores de uma reserva real da Airbnb, aqui em euros: lado a lado, a Airbnb e o Operent chegam ao mesmo cêntimo, 1132,83 € para a empresa de gestão e 4731,30 € para o proprietário.

A pergunta que muda o fecho do mês: quem pagou?

Nessa mesma reserva, o proprietário recebeu 4731,30 €. No mesmo mês, pagou a limpeza e a reparação do esquentador, que avariou. Ninguém registou. Ele acha que o imóvel deu 4731,30 €. Deu 4231,30 €. A conta completa está neste artigo.

É por isso que, no Operent, cada despesa começa com uma pergunta: quem pagou? Se foi a sua empresa, é um custo da empresa ou um desconto no pagamento ao proprietário. Se foi o proprietário, entra no resultado do imóvel sem mexer na sua tesouraria. Funciona com os pagamentos ao coanfitrião e com o pagamento centralizado, e cada despesa tem espaço para anexar o comprovativo.

Registar a despesa que não passou pela sua conta dá trabalho. É também o que dá ao proprietário a margem real do imóvel dele, e o que o leva a confiar no seu número em vez de o conferir.

O que dizem os primeiros utilizadores

Luis Eduardo, fundador da UraHost, em Minas Gerais (Brasil), fazia a gestão em folhas de cálculo, como eu:

“Eu conseguia acompanhar quanto cada imóvel estava dando de lucro e ter uma visão geral do mês, mas me faltava uma informação muito importante: entender de verdade a margem de cada imóvel.”

E com o Operent:

“Consigo identificar rapidamente os imóveis que não estão performando bem e avaliar se vale a pena continuar com eles na gestão.”

Bruno Aprígio, anfitrião em Serra, Espírito Santo (Brasil), partiu de outro sítio:

“Sabia quanto recebia, mas não tinha clareza sobre os gastos e, principalmente, sobre quanto realmente sobrava no final.”

Um já tinha a folha de cálculo. O outro não tinha controlo nenhum. Os dois chegaram ao mesmo ponto: conhecer a margem de cada imóvel e decidir a partir dela.

Quanto lhe custa a folha de cálculo

A minha custava uma tarde inteira por mês. Faça a conta com a sua.

Pense no último fecho e some as horas: conferir reservas e recebimentos, registar despesas, procurar comprovativos, calcular pagamentos, montar o demonstrativo de cada proprietário. Multiplique por 12.

É esse o preço anual da folha de cálculo. E ainda não inclui o erro que passa sem ninguém ver: a despesa esquecida, o pagamento mal calculado, o imóvel que parece dar lucro e não dá.

Os números servem para decidir

A gestão de alojamento local é um negócio, e um negócio gere-se com números.

Um imóvel que fechou abril no vermelho por causa de uma obra não aparece no total do mês. Aparece quando olha para esse imóvel, mês a mês. E nem todas as quedas de receita são iguais: só a comparação com o mesmo período do ano anterior diz se foi sazonalidade ou um problema.

Com o número na mão, sabe que imóvel está a carregar os outros, tem argumentos para renegociar a comissão de gestão e consegue mostrar ao proprietário, com dados, que o imóvel dele precisa de investimento.

E a carteira cresce. Com dois imóveis, dá para se lembrar de tudo. Com vinte, não. Quem organiza as finanças antes de crescer cresce com controlo. Quem deixa para depois descobre o problema no pior momento, com mais proprietários a perguntar ao mesmo tempo.

E a operação, no mesmo sítio

Crescer também é não deixar a operação depender da sua memória. Por isso o Operent trata do dia a dia junto com as finanças:

• A limpeza programa-se sozinha. Quando a reserva é confirmada, a limpeza é criada como escolher: no dia do check-out, alguns dias depois, ou só quando entrar a reserva seguinte, para estar pronta antes do próximo hóspede. Vem com hora, prazo, prestador e as instruções desse imóvel. Há um padrão da empresa com exceções por imóvel, e pode ser desligada onde o próprio dono trata da limpeza.
• O que se repete passa a rotina. Limpar o ar condicionado de duas em duas semanas, manutenção todas as semanas: configura uma vez e as tarefas são criadas com a antecedência que definir.
• O dia começa pelo que pede ação. Check-ins, check-outs, tarefas atrasadas e tarefas sem responsável aparecem primeiro, antes de se tornarem um problema com o hóspede.

O que o Operent não é

• Não substitui o seu PMS nem o channel manager. Trabalha ao lado deles. O que substitui é a folha de cálculo financeira.
• Não o obriga a escrever tudo outra vez. Se quiser trazer o histórico, entra por folha de cálculo. Se não, começa a partir do mês em que entrar no Operent.
• Não o deixa configurar sozinho. No acesso antecipado, configuramos consigo.

Volte às três perguntas

Quanto deixou cada imóvel. Quanto é de cada proprietário. Quanto sobrou para a sua empresa.

Se responde às três com segurança, continue como está. Se não, o seu próximo fecho pode ser o primeiro no Operent.

• Acesso antecipado gratuito. Sem cartão, durante a validação.
• 26 vagas para empresas fundadoras. As 26 primeiras empresas aprovadas que ativarem o acesso ficam com 50% de desconto sobre o preço de tabela enquanto a subscrição se mantiver ativa.
• Quem lê o seu pedido sou eu. Respondo em até 5 dias úteis.

Quero fechar o próximo mês no Operent

Fabiano Gobbi, fundador do Operent