Qué es Operent, y para quién no es

Antes de hablarte de Operent, responde tres preguntas sobre tu último mes:

1. ¿Cuánto te dejó de verdad cada inmueble, después de todos los gastos?
2. ¿Cuánto es de cada propietario, y por qué?
3. ¿Cuánto le quedó a tu empresa?

Si las tres respuestas salen en cinco minutos y te fías de ellas, Operent no es para ti. Tu operación funciona. No cambies nada.

Si para responder tienes que abrir el extracto del banco, la factura de la tarjeta, el WhatsApp buscando justificantes y la hoja de cálculo que rehaces cada mes, sigue leyendo.

Llegaba a la cifra. Llegar costaba mucho.

Gestiono mis propios anuncios y soy coanfitrión del inmueble de un propietario. Sabía cuánto me dejaba cada inmueble. Pero saberlo me salía caro.

Cada reserva de cada inmueble iba a una hoja de cálculo separada, una por propietario. Después apuntaba los gastos y lo revisaba todo. Al final, montaba a mano el informe del propietario. Al mes siguiente, otra vez lo mismo, desde cero.

Era una tarde entera juntando cifras. Y, con tanto tecleado a mano, siempre con riesgo de error. Comparar un mes con otro, o con el año anterior, era todavía peor: lento y poco fiable.

La cifra existía. Lo que faltaba era un lugar donde se montara sola. Operent es ese lugar.

No es falta de organización. Es falta de lugar.

Quien trabaja en alquiler vacacional suele ser organizado. El problema es que cada herramienta enseña una parte:

• Airbnb y tu PMS muestran reservas y ocupación.
• El banco muestra lo que entró y salió de la cuenta.
• La hoja de cálculo intenta juntarlo todo, a mano, cada mes.

La misma reserva acaba tecleada tres veces, y basta con una olvidada para que el mes no cuadre.

Y el dinero no siempre pasa por tu cuenta. Con los pagos al coanfitrión de Airbnb, la parte del propietario llega directa a su cuenta, y los gastos que él paga nunca llegan hasta ti. Con el pago centralizado, el saldo del banco parece estupendo, pero buena parte ya tiene dueño: la liquidación del propietario.

En los dos casos, la cifra que ves no es la que importa.

Qué es Operent

Operent es la capa financiera de las empresas que gestionan alquileres vacacionales por cuenta de propietarios.

Cada reserva se registra una sola vez y lleva su inmueble, su canal, su propietario y su regla de liquidación. De esa base única salen tres vistas de la misma operación:

• Tu empresa: lo que entró en comisiones de gestión y de tus propios inmuebles, lo que salió en gastos y el margen que quedó.
• Cada inmueble: el resultado mes a mes, con todos los gastos, incluidos los que el propietario pagó directamente.
• Cada propietario: cada reserva, la comisión de gestión, cada gasto y cómo se le pagó.

A final de mes, las liquidaciones y el extracto de cada propietario están listos. Sin rehacer la hoja de cálculo.

Y la cifra cuadra con la de Airbnb. La primera reserva de este extracto usa los valores de una reserva real de Airbnb, aquí en euros: una al lado de la otra, Airbnb y Operent llegan al mismo céntimo, 1132,83 € para la gestora y 4731,30 € para el propietario.

La pregunta que cambia el cierre: ¿quién pagó?

En esa misma reserva, el propietario recibió 4731,30 €. Ese mes, además, pagó la limpieza y la reparación del calentador, que se había estropeado. Nadie lo apuntó. Cree que el inmueble dio 4731,30 €. Dio 4231,30 €. Tienes la cuenta completa en este artículo.

Por eso, en Operent, cada gasto empieza con una pregunta: ¿quién pagó? Si fue tu empresa, es un coste de la empresa o un descuento en la liquidación. Si fue el propietario, entra en el resultado del inmueble sin tocar tu caja. Funciona con los pagos al coanfitrión y con el pago centralizado, y cada gasto tiene sitio para adjuntar el justificante.

Registrar el gasto que no pasó por tu cuenta da trabajo. También es lo que le da al propietario el margen real de su inmueble, y lo que hace que se fíe de tu cifra en lugar de revisarla.

Qué dicen los primeros usuarios

Luis Eduardo, fundador de UraHost en Minas Gerais (Brasil), llevaba la gestión con hojas de cálculo, como yo:

“Podía seguir cuánto beneficio daba cada inmueble y tener una visión general del mes, pero me faltaba un dato muy importante: entender de verdad el margen de cada inmueble.”

Y con Operent:

“Consigo identificar rápidamente los inmuebles que no están rindiendo bien y evaluar si vale la pena seguir gestionándolos.”

Bruno Aprígio, anfitrión en Serra, Espírito Santo (Brasil), partía de otro sitio:

“Sabía cuánto recibía, pero no tenía claridad sobre los gastos y, sobre todo, sobre cuánto quedaba realmente al final.”

Uno ya tenía la hoja de cálculo. El otro no tenía ningún control. Los dos llegaron al mismo punto: conocer el margen de cada inmueble y decidir a partir de él. Testimonios traducidos del portugués.

Cuánto te cuesta tu hoja de cálculo

La mía era una tarde entera al mes. Haz la cuenta con la tuya.

Piensa en tu último cierre y suma las horas: revisar reservas y cobros, apuntar gastos, buscar justificantes, calcular liquidaciones, montar el extracto de cada propietario. Multiplica por 12.

Ese es el precio anual de la hoja de cálculo. Y todavía no incluye el error que pasa sin que nadie lo vea: el gasto olvidado, la liquidación mal calculada, el inmueble que parece rentable y no lo es.

Las cifras sirven para decidir

La gestión de alquiler vacacional es un negocio, y un negocio se gestiona con cifras.

Un inmueble que cerró abril en rojo por una reforma no aparece en el total del mes. Aparece cuando miras ese inmueble, mes a mes. Y no todas las caídas de ingresos son iguales: solo la comparación con el mismo periodo del año anterior te dice si fue estacionalidad o un problema.

Con la cifra en la mano, sabes qué inmueble sostiene a los demás, tienes argumentos para renegociar tu comisión de gestión y puedes enseñarle a un propietario, con datos, que su inmueble necesita inversión.

Y la cartera crece. Con dos inmuebles, puedes acordarte de todo. Con veinte, no. Quien ordena sus finanzas antes de crecer crece con control. Quien lo deja para después descubre el problema en el peor momento, con más propietarios preguntando a la vez.

Y la operación, en el mismo sitio

Crecer también es no dejar que la operación dependa de tu memoria. Por eso Operent lleva el día a día junto con las finanzas:

• La limpieza se programa sola. Cuando se confirma una reserva, la limpieza se crea como tú elijas: el día del check-out, unos días después, o solo cuando entra la siguiente reserva, para que esté lista antes del próximo huésped. Lleva hora, plazo, proveedor y las instrucciones de ese inmueble. Hay un valor predeterminado de la empresa con excepciones por inmueble, y puedes desactivarla donde el propio dueño se encarga de la limpieza.
• Lo que se repite se convierte en rutina. Limpiar el aire acondicionado cada dos semanas, mantenimiento cada semana: lo configuras una vez y las tareas se crean con la antelación que decidas.
• El día empieza por lo que pide acción. Check-ins, check-outs, tareas atrasadas y tareas sin responsable aparecen primero, antes de convertirse en un problema con el huésped.

Lo que Operent no es

• No sustituye a tu PMS ni a tu channel manager. Trabaja junto a ellos. Lo que sustituye es la hoja de cálculo financiera.
• No te obliga a teclearlo todo otra vez. Si quieres traer el histórico, entra por hoja de cálculo. Si no, empiezas desde el mes en que entras en Operent.
• No te deja configurarlo solo. En el acceso anticipado, lo configuramos contigo.

Vuelve a las tres preguntas

Cuánto te dejó cada inmueble. Cuánto es de cada propietario. Cuánto le quedó a tu empresa.

Si respondes las tres con seguridad, sigue como estás. Si no, tu próximo cierre puede ser el primero en Operent.

• Acceso anticipado gratuito. Sin tarjeta, durante la validación.
• 26 plazas para empresas fundadoras. Las 26 primeras empresas aprobadas que activen el acceso tienen un 50% de descuento sobre el precio de tarifa mientras la suscripción siga activa.
• Tu solicitud la leo yo. Respondo en un plazo de 5 días hábiles.

Quiero cerrar el próximo mes en Operent

Fabiano Gobbi, fundador de Operent