Sabes cuánto facturaste. ¿Pero sabes cuánto te quedó?

Si gestionas pisos turísticos, seguramente te sabes de memoria la ocupación del mes, qué fines de semana están llenos y qué propiedad funciona mejor en Airbnb o en Booking.

Ahora la pregunta difícil: ¿cuánto les quedó el mes pasado a tu empresa y a cada propietario?

Para muchas gestoras, la respuesta lleva horas: el extracto del banco, el de la tarjeta, justificantes de Bizum y esa hoja de cálculo que hay que rehacer cada mes. Y, al final, sigue habiendo dudas sobre la cifra.

En este artículo vamos a seguir una reserva real de Airbnb de principio a fin: quién se queda con cada parte, dónde entran los gastos del mes y por qué el control financiero del alquiler vacacional se pierde por el camino cuando depende de una hoja de cálculo.

Una reserva real, del importe total al bolsillo de cada uno

Una estancia de 5 noches en un piso gestionado con el modelo de coanfitrión. Así muestra Airbnb las ganancias:

En este contrato, la gestora cobra el 20% del neto de la reserva, descontada la limpieza: (5864,13 € − 200 €) × 20% = 1132,83 €. La tarifa de limpieza es para el propietario, que paga al personal de limpieza. Airbnb reparte el pago e ingresa cada parte directamente en la cuenta de cada uno.

Hasta aquí, parece sencillo. Pero el mes no es solo la reserva.

Los gastos del mes: ¿quién pagó?

Ese mismo mes, el piso tuvo tres gastos:

• Limpieza de salida: 180 €, pagada por el propietario al personal de limpieza.
• Reparación del calentador, que se estropeó: 320 €. El propietario se encargó, lo pagó y envió el justificante a la gestora.
• Lavandería de la ropa de cama: 90 €, pagada por la gestora, porque la ropa es suya.

En la hoja de cálculo, aquí es donde todo se pierde. El calentador lo pagó el propietario, así que «no es cosa de la gestora», y muchas veces ni se apunta. Pero, sin él, el propietario cree que la propiedad le ha dejado 4731,30 €, y no es así.

Por qué la hoja de cálculo falla cuando la cartera crece

Con una o dos propiedades, puedes acordarte de todo. Con diez, veinte o cincuenta, los problemas se repiten:

• Reservas introducidas a mano: basta con olvidar una para que el mes no cuadre.
• Gastos sin dueño: la reparación se hizo, pero nadie apuntó quién pagó ni si se descuenta de la liquidación al propietario, corre a cargo de la empresa o es solo informativo.
• Gastos pagados por el propietario que se olvidan: el resultado de la propiedad queda muy bien sobre el papel, pero no se corresponde con la realidad.
• Justificantes dispersos entre WhatsApp, correo, tarjeta y Bizum.
• Dinero que no es resultado mezclado con el resultado: una aportación de capital o un préstamo entra en la cuenta y parece beneficio.

Las 4 preguntas que tus finanzas tienen que responder

1. ¿Cuánto genera de verdad cada propiedad?

Con todos los gastos, incluidos los que el propietario pagó directamente. Una propiedad con un 90% de ocupación puede rendir poco si el mantenimiento es frecuente o la comunidad es cara.

2. ¿Cuánto es del propietario y por qué?

El propietario necesita ver cada reserva, la comisión de gestión, cada gasto y cómo se le pagó la liquidación. No basta con un importe final en una transferencia.

3. ¿Está cada coste en su sitio?

El coste de la propiedad es de la propiedad. El de la empresa, de la empresa. Y el dinero que solo cambia de sitio, como una aportación de capital, un préstamo o un traspaso entre cuentas, no es beneficio.

4. ¿Qué le quedó de verdad a la gestora?

Después de todos los costes: ¿cuál es el margen de la empresa y cuánto del saldo del banco ya está comprometido?

Cómo responde Operent a estas preguntas

Operent une la operativa del día a día con las finanzas, así que las tablas de arriba se montan solas.

• La pregunta correcta en cada gasto: ¿quién pagó? Al registrar la reparación del calentador, Operent pregunta quién asumió el coste. Si fue la gestora, es un gasto de la empresa, o un descuento en la liquidación cuando el cobro es centralizado. Si fue el propietario, entra como informativo: no toca la caja de la gestora, pero cuenta en el resultado de la propiedad. El sistema solo muestra las opciones que tienen sentido para el contrato de esa propiedad.
• El resultado real de la propiedad, incluidos los gastos que el propietario pagó directamente. Eso es lo que le enseña al propietario el beneficio de verdad, no solo lo que le llegó a la cuenta.
• Reservas importadas de una vez: rellenas la plantilla de hoja de cálculo de Operent, revisas la vista previa y confirmas. Tienes el paso a paso en Importar reservas desde una hoja de cálculo.
• Extracto listo para enviar: reservas, comisión de gestión, gastos y cómo se hizo el pago, con una versión para el propietario y otra interna. En PDF o por correo, junto con el resumen de la propiedad, los indicadores del mes y una nota tuya para el propietario.
• Caja y resultado, uno al lado del otro: el panel financiero separa lo que entró y salió del banco de lo que de verdad se ganó en el periodo, y muestra lo que queda pendiente de liquidar a propietarios, de pagar y de cobrar.
• Movimientos patrimoniales por separado: aportaciones de capital, préstamos y traspasos entre cuentas mueven la caja, pero no inflan el beneficio.

Preguntas frecuentes

Conclusión

La ocupación vende, pero es el resultado lo que sostiene el negocio, el tuyo y el del propietario. Si cerrar el mes todavía exige rehacer hojas de cálculo, o si nadie sabe con certeza cuánto rindió cada propiedad, el problema no es de esfuerzo, sino de herramienta.

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