O que é o Operent, e para quem ele não é

Antes de eu falar do Operent, responda três perguntas sobre o seu último mês:

1. Quanto cada imóvel deixou de verdade, depois de todas as despesas?
2. Quanto é de cada proprietário, e por quê?
3. Quanto sobrou para a sua empresa?

Se as três respostas saem em cinco minutos e você confia nelas, o Operent não é para você. Sua operação está redonda. Não mude nada.

Se para responder você precisa abrir o extrato, a fatura do cartão, o WhatsApp atrás de comprovante e a planilha que é remontada todo mês, continue lendo.

Eu chegava no número. Custava caro chegar.

Eu administro meus próprios anúncios e faço a gestão de imóvel de proprietário. Eu sabia quanto cada imóvel deixava. Mas, para saber, pagava caro.

Cada reserva de cada imóvel ia para uma planilha separada, uma por proprietário. Depois eu lançava as despesas e conferia tudo. No fim, montava o relatório do proprietário à mão. No mês seguinte, tudo de novo, do zero.

Era uma tarde inteira consolidando números. E, com tanta coisa digitada à mão, sempre com chance de erro. Comparar um mês com outro, ou com o ano anterior, era pior ainda: trabalhoso e pouco confiável.

O número existia. O que faltava era um lugar onde ele se montasse sozinho. O Operent é esse lugar.

Não é falta de organização. É falta de lugar.

Quem trabalha com temporada costuma ser organizado. O problema é que cada ferramenta mostra um pedaço:

• O Airbnb e o PMS mostram reservas e ocupação.
• O banco mostra o que entrou e saiu da conta.
• A planilha tenta juntar tudo, à mão, todo mês.

A mesma reserva acaba digitada três vezes, e basta uma esquecida para o mês não fechar.

E o dinheiro nem sempre passa todo pela sua conta. No pagamento dividido do Airbnb, a parte do proprietário cai direto na conta dele, e as despesas que ele paga nunca chegam até você. No pagamento centralizado, o saldo do banco parece ótimo, mas boa parte dele já tem dono: o repasse do proprietário.

Nos dois casos, o número que você vê não é o número que importa.

O que é o Operent

O Operent é o financeiro de quem administra imóveis de temporada para proprietários.

Cada reserva entra uma vez só, já ligada ao imóvel, ao canal, ao proprietário e à regra de repasse. Dessa base única saem três visões da mesma operação:

• A sua empresa: o que entrou de taxa de gestão e de imóveis próprios, o que saiu de despesa e a margem que ficou.
• Cada imóvel: o resultado mês a mês, com todas as despesas, inclusive as que o proprietário pagou direto.
• Cada proprietário: cada reserva, a taxa de gestão, cada despesa e como o repasse foi pago.

No fim do mês, os repasses e o demonstrativo de cada proprietário estão prontos. Sem remontar planilha.

E o número bate com o do Airbnb. A primeira reserva desse demonstrativo usa os valores de uma reserva real: lado a lado, o Airbnb e o Operent chegam ao mesmo centavo, R$ 1.132,83 para a gestora e R$ 4.731,30 para o proprietário.

A pergunta que muda o fechamento: quem pagou?

Na mesma reserva, o proprietário recebeu R$ 4.731,30. No mesmo mês, ele pagou a limpeza e trocou o chuveiro que queimou. Ninguém anotou. Ele acha que o imóvel deu R$ 4.731,30. Deu R$ 4.231,30. A conta completa está neste artigo.

É por isso que, no Operent, toda despesa começa com a pergunta: quem pagou? Se foi a sua empresa, é custo da empresa ou desconto no repasse. Se foi o proprietário, entra no resultado do imóvel sem mexer no seu caixa. Funciona no pagamento dividido e no centralizado, e cada despesa tem espaço para anexar o comprovante.

Registrar a despesa que não passou pela sua conta dá trabalho. É também o que entrega ao proprietário a margem real do imóvel dele, e o que faz ele confiar no seu número em vez de conferir.

O que dizem os primeiros usuários

Luis Eduardo, fundador da UraHost, em Minas Gerais, fazia a gestão em planilha, como eu:

“Eu conseguia acompanhar quanto cada imóvel estava dando de lucro e ter uma visão geral do mês, mas me faltava uma informação muito importante: entender de verdade a margem de cada imóvel.”

E depois:

“Consigo identificar rapidamente os imóveis que não estão performando bem e avaliar se vale a pena continuar com eles na gestão.”

Bruno Aprígio, anfitrião em Serra (ES), partiu de outro lugar:

“Sabia quanto recebia, mas não tinha clareza sobre os gastos e, principalmente, sobre quanto realmente sobrava no final.”

Um já tinha a planilha. O outro não tinha controle nenhum. Os dois chegaram no mesmo ponto: saber a margem de cada imóvel e decidir com base nela.

Quanto custa a sua planilha

A minha era uma tarde inteira por mês. Faça a conta com a sua.

Pense no último fechamento e some as horas: conferir reservas e recebimentos, lançar despesas, caçar comprovantes, calcular repasses, montar o demonstrativo de cada proprietário. Multiplique por 12.

Esse é o preço anual da planilha. E ele ainda não inclui o erro que passa sem ninguém ver: a despesa esquecida, o repasse calculado errado, o imóvel que parece dar lucro e não dá.

Número serve para decidir

Gestão de temporada é um negócio, e negócio se administra com número.

Um imóvel que fechou abril no vermelho por causa de uma reforma não aparece no total do mês. Aparece quando você olha aquele imóvel, mês a mês. E uma queda de receita não é igual a outra: só o comparativo com o mesmo período do ano anterior diz se foi sazonalidade ou um problema.

Com o número na mão, você sabe qual imóvel está carregando os outros, tem argumento para renegociar a taxa de gestão e consegue mostrar ao proprietário, com dados, que o imóvel dele precisa de investimento.

E a carteira cresce. Com dois imóveis, dá para lembrar de tudo de cabeça. Com vinte, não. Quem organiza o financeiro antes de crescer cresce com controle. Quem deixa para depois descobre o problema no pior momento, com mais proprietários perguntando ao mesmo tempo.

E o operacional, no mesmo lugar

Crescer também é não deixar a operação depender da sua memória. Por isso o Operent cuida do dia a dia junto com o financeiro:

• A limpeza se programa sozinha. Quando a reserva é confirmada, a limpeza já nasce agendada, do jeito que você escolher: no dia do checkout, alguns dias depois dele, ou só quando entrar a próxima reserva, para ficar pronta antes do próximo hóspede. Vem com horário, prazo, prestador e as instruções daquele imóvel. Tem padrão da empresa e exceção por imóvel, e pode ser desligada onde o próprio dono cuida.
• O que se repete vira rotina. Limpeza do ar-condicionado a cada duas semanas, manutenção toda semana: você cadastra uma vez e as tarefas são criadas com a antecedência que você definir.
• O dia começa com o que pede ação. Check-ins, check-outs, tarefas atrasadas e tarefas sem responsável aparecem primeiro, antes de virarem problema com o hóspede.

O que o Operent não é

• Não substitui o seu PMS nem o channel manager. Ele trabalha ao lado deles. O que ele substitui é a planilha financeira.
• Não pede que você digite tudo de novo. Se quiser trazer o histórico, ele entra por planilha. Se não, você começa do mês em que entrar no Operent. As reservas novas do Airbnb chegam pelos e-mails de confirmação.
• Não exige que você configure sozinho. No acesso antecipado, a gente configura com você.

Volte às três perguntas

Quanto cada imóvel deixou. Quanto é de cada proprietário. Quanto sobrou para a sua empresa.

Se você responde as três com segurança, siga como está. Se não, o seu próximo fechamento pode ser o primeiro no Operent.

• Acesso antecipado gratuito. Sem cartão, durante a validação.
• 26 vagas para empresas fundadoras. As 26 primeiras aprovadas que ativarem o acesso ficam com 50% de desconto enquanto a assinatura estiver ativa.
• Quem lê o seu pedido sou eu. Respondo em até 5 dias úteis.

Quero fechar o próximo mês no Operent

Fabiano Gobbi, fundador do Operent