Pagamento ao proprietário: como explicar cada número

Início do mês. O proprietário recebe o dinheiro, abre o WhatsApp e escreve: “Olá, de onde vem este valor?”

Essa mensagem é o sinal mais claro de que a prestação de contas falhou. Não porque a conta esteja errada, mas porque o número chegou sem explicação. E um proprietário com dúvidas todos os meses é um proprietário a olhar para outra empresa de gestão.

No artigo anterior, seguimos uma reserva real da Airbnb até descobrir quanto sobrou para cada um. Agora vamos ver como mostrar esse resultado ao proprietário de forma a que ele o perceba sem ter de lhe ligar.

O problema do valor sem explicação

A dúvida muda de forma conforme o modelo de pagamento, mas a causa é a mesma: o número chega sozinho.

• Pagamento centralizado: o proprietário recebe uma transferência da empresa de gestão. Lembra-se do preço por noite do anúncio, multiplica pelas noites e acha que falta dinheiro. Sem o caminho de um número para o outro, a comissão do canal e a comissão de gestão parecem dinheiro que “desapareceu”.
• Pagamentos ao coanfitrião (a Airbnb paga a cada parte diretamente): o dinheiro do proprietário chega-lhe diretamente da Airbnb. Ele vê 4731,30 € e trata isso como lucro, esquecendo a limpeza e o esquentador que pagou do próprio bolso. Aqui a empresa de gestão nem sequer faz o pagamento, e é precisamente por isso que o resultado real do imóvel costuma ficar sem ninguém que o mostre.

Nos dois casos, angariar um imóvel novo custa muito mais do que manter um proprietário bem informado. A prestação de contas faz parte do serviço, não é burocracia.

O que não pode faltar na prestação de contas

1. Um resumo do mês

Noites ocupadas, ocupação, preço médio por noite e receita. É o que o proprietário quer saber primeiro: o imóvel correu bem ou mal este mês?

2. A conta do princípio ao fim

Receita de alojamento, comissão do canal, comissão de gestão, valor do proprietário, despesas e resultado. Cada linha a explicar a seguinte, sem saltos.

3. Cada despesa, com quem pagou e como entra

Não basta escrever “esquentador: 320 €”. O proprietário precisa de saber se aquilo foi descontado do pagamento, se ainda vai ser cobrado ou se foi ele próprio que pagou e a despesa aparece só para compor o resultado do imóvel.

4. Como e quando foi pago

Valor pago, data, forma de pagamento e se ficou algum saldo. E, se o mês ainda não foi fechado, isso tem de estar escrito: uma pré-visualização pode mudar até ao fecho.

Na prática: o extrato do mês do exemplo

Voltando à reserva do artigo anterior: 5 noites, pagamentos ao coanfitrião, comissão de gestão de 20% sobre o valor líquido sem a limpeza. É assim que a conta aparece no extrato do imóvel:

E, logo abaixo, as despesas do mês, cada uma com o seu tratamento:

Repare no que muda para o proprietário. Continua a ver os 4731,30 € que recebeu da Airbnb, mas agora percebe que o imóvel rendeu de facto 4231,30 €. E vê a comissão de gestão com todas as letras, sem a sensação de que “alguém ficou com uma parte”.

Lista de verificação: o que conferir antes de enviar

Se monta a prestação de contas à mão, use esta lista como modelo:

• Imóvel, proprietário e período (com o número de noites do mês).
• Cada reserva com valor bruto, comissão do canal, comissão de gestão e valor líquido.
• A comissão de gestão com a percentagem e a base de cálculo do contrato.
• Cada despesa com quem pagou e se entra ou não no pagamento.
• O resultado do proprietário, e não só o valor pago.
• Valor pago, data e forma de pagamento.
• Saldo pendente, a pagar ou a receber.
• Se o mês já foi fechado ou se é uma pré-visualização.

O custo de montar isto à mão

Com cinco imóveis, dá para montar cada relatório no Excel ou no Canva. Com trinta, o início do mês passa a ser uma linha de montagem: copiar reservas, somar despesas, conferir comprovativos, exportar PDF, anexar, enviar. Um número copiado mal torna-se uma conversa difícil. Um relatório atrasado torna-se desconfiança, mesmo quando a conta está certa.

Como o Operent monta a prestação de contas

No Operent, o extrato sai do que já foi registado no dia a dia: reservas, despesas e pagamentos. Não há relatório para montar, só para conferir e enviar.

• Extrato do imóvel e extrato de pagamento, nos dois modelos: centralizado e pagamentos ao coanfitrião. Com pagamentos ao coanfitrião, o próprio extrato explica que o canal pagou a cada parte diretamente e que não há pagamento da empresa de gestão.
• Visão do proprietário e visão interna: confere o detalhe da operação, e o proprietário recebe só o que é dele.
• Cada despesa com “pago por” e “como entra”: descontada do pagamento, a recuperar, reembolsada ou paga pelo proprietário, que aparece como informativa e não mexe no pagamento.
• Indicadores do mês com a fórmula por baixo: margem, ocupação, preço médio por noite e RevPAR, para o proprietário perceber o número sem ter de perguntar.
• Pré-visualização ou mês fechado, sempre à vista: enquanto o mês está aberto, o extrato sai marcado como pré-visualização. Depois do fecho, traz a data em que o mês foi fechado.
• Envio por e-mail com os PDF em anexo: a mensagem que escreve vai junto com o extrato, como nota da empresa de gestão. Cada envio fica no histórico.

Perguntas frequentes

Conclusão

O proprietário não precisa de perceber de contabilidade. Precisa de ver, numa página, quanto o imóvel gerou, quanto ficou para cada um e porquê. Quando a prestação de contas responde a isso antes da pergunta, o WhatsApp do início do mês fica em silêncio.

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