Tres números para el mismo mes. Todos correctos.

Abres el Dashboard Ejecutivo: septiembre va a cerrar en 48.000 €. Abres la Cuenta de Resultados Gerencial: 31.000 €. Abres el Panel Financiero, en el bloque Caja: han entrado 22.000 €.

Lo primero que piensas es que el sistema se ha equivocado. No se ha equivocado. Las tres pantallas responden a tres preguntas distintas sobre el mismo dinero. Cuando termines esta guía, mirarás esos tres números y sabrás exactamente qué te dice cada uno, y cuál usar para cada decisión.

Toda reserva pasa por tres momentos

Cada euro de una reserva hace siempre el mismo recorrido:

Estos momentos no siguen un orden fijo. Un huésped puede pagar en agosto una estancia de diciembre (cobrada antes de disfrutada). Otro puede irse sin haber pagado el saldo (disfrutada antes de cobrada). Precisamente por eso las pantallas no cuadran entre sí, y por eso Operent separa las tres cosas en lugar de mezclarlo todo en un único número.

Tres palabras que verás por todo el sistema:

• Reconocer es el nombre técnico de “pasar a resultado”. Una noche se reconoce cuando ya ha transcurrido.
• Ingreso diferido es lo que ya se ha vendido, cobrado o no, y todavía no es resultado.
• Devengo significa que el resultado pertenece al mes en que transcurrió la noche, no al mes en que entró el dinero.

Cuándo una noche pasa a ser resultado

Operent reconoce el ingreso noche a noche, y cada noche pertenece al mes en que transcurrió. Eso sucede en dos momentos:

• En el check-out. Al registrar la salida del huésped, todas las noches de la estancia se reconocen al momento, cada una en su mes.
• En el cierre de mes. Si el huésped sigue alojado al cambiar de mes, hay que reconocer las noches que ya han pasado. El camino principal es el botón “Reconocer Ingresos”, en Cierre de mes. El mismo atajo aparece en el Panel Financiero como “Reconocer ahora” y en el Dashboard Ejecutivo. Mientras no lo hagas, el mes queda marcado con ingresos sin reconocer y no se puede cerrar.

Una reserva que solo está confirmada, con el huésped aún por llegar, nunca pasa a resultado. Aparece en las pantallas de previsión como “por reconocer”.

Una reserva, mes y medio de historia

Vamos a seguir una reserva de principio a fin. Cruza el cambio de mes y se pagó con tarjeta: justo los dos casos que más confunden.

1. 20/09

   El huésped reserva y paga

   • Dashboard y Reservas ya la muestran: la reserva está vendida, “por reconocer”.
   • Caja: nada. El dinero está en manos de la adquirente. Operent registra un cobro pendiente de tarjeta, con previsión de abono el 20/10.
   • Cuenta de resultados: nada. Todavía no ha transcurrido ninguna noche.
2. 30/09

   Reconocer el ingreso de septiembre

   • Las noches del 29 y el 30 ya han transcurrido: 400 € pasan a resultado de septiembre.
   • En ese mismo momento, Operent separa 80 € de comisión de gestión, ingreso de la empresa, y 320 € a favor del propietario, pendientes de liquidar.
   • La liquidación queda en espera: “Pendiente de liquidación de tarjeta”.
3. 04/10

   Check-out

   • Las otras 3 noches pasan a ser 600 € de resultado en octubre (120 € de la empresa, 480 € del propietario).
   • La estancia se ha completado al 100 %. La liquidación sigue esperando a la tarjeta.
4. 20/10

   La adquirente abona

   • Caja de octubre: entran 970 €, los 1.000 € menos la comisión del 3 %.
   • Se liberan los 800 € del propietario. La comisión de la tarjeta (30 €) la asume quien hayas indicado al registrar el abono: si la paga la empresa, el propietario recibe 800 €; si se descuenta de su liquidación, recibe 770 €.

La conclusión que vale oro: la misma reserva de 1.000 € apareció como venta en septiembre, resultado en septiembre y octubre y caja solo en octubre. Ninguna pantalla se equivocó.

El panel que lo pone todo frente a frente

El Panel Financiero está pensado precisamente para poner cara a cara los dos mundos:

• Caja: lo que ha entrado y salido del banco. “Entradas”, “Salidas” y “Saldo del período”. Un cobro con tarjeta solo aparece aquí cuando la adquirente lo abona, y por el importe neto.
• Devengo: lo que se ha ganado en el período. “Ingresos reconocidos en el período”, “Gastos reconocidos en el período” y “Resultado operacional”.
• Diferencia Caja vs Devengo. El panel muestra de dónde sale la diferencia: saldos por cobrar, ingresos diferidos, tarjetas pendientes de liquidar. Una diferencia no es un error. Refleja el desfase entre vender, alojar y cobrar.
• Posición: lo que queda pendiente hoy. Por cobrar (huéspedes que aún deben), ingresos diferidos (vendido y aún no disfrutado), por pagar (gastos sin pagar) y por transferir (lo que ya es del propietario y aún no se le ha liquidado).

Un consejo: si la caja de septiembre está muy por encima del resultado, seguramente muchos huéspedes han pagado por adelantado reservas de octubre y noviembre. Genial para la tesorería, pero ese dinero todavía no es resultado, y una parte ni siquiera es tuya.

La liquidación al propietario tiene tres luces

Un importe solo se puede liquidar al propietario cuando han pasado tres cosas: las noches ya han transcurrido, el huésped ha pagado y, si fue con tarjeta, la adquirente ya lo ha abonado. Eso evita la trampa clásica: liquidar dinero que aún no ha llegado y cubrir al propietario con la caja de la empresa.

En el modelo split (coanfitrión) no hay liquidación: el canal paga directamente a cada parte. La caja de la gestora muestra solo su comisión, y la parte del propietario aparece a título informativo.

Los gastos siguen la misma lógica

• La fecha del gasto marca el devengo: es la fecha en que se imputa a la cuenta de resultados y al Resultado Gerencial.
• El pago marca la caja: sin pago registrado, el gasto queda en “Por pagar”.
• Compras con la tarjeta de la empresa: el gasto entra en la cuenta de resultados en la fecha de compra, pero la caja solo se mueve cuando se paga el extracto de la tarjeta.

Una reparación hecha el 28/09, pagada con una tarjeta cuyo extracto vence el 10/10, es gasto de septiembre y salida de caja de octubre. Otra vez: las dos pantallas tienen razón.

Cerrar el mes: el punto final

En Cierre de mes, Operent solo te deja cerrar el mes cuando los ingresos están reconocidos y te señala lo que falta, como reservas sin check-out. Una vez cerrado:

• los números de ese mes no cambian por accidente;
• si aparece una corrección más tarde, se registra en el siguiente mes abierto, con referencia al mes original. No se borra nada y la trazabilidad queda completa.

A final de año, el cierre del ejercicio genera el balance de sumas y saldos, el balance de situación y la cuenta de resultados anual a partir de una foto fija: los números que entregas a tu asesor o gestoría no cambian después.

La chuleta: qué pantalla miro para…

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