Três números para o mesmo mês. Todos certos.

Você abre o Dashboard Executivo: setembro vai fechar em R$ 48 mil. Abre a DRE Gerencial: R$ 31 mil. Abre o Painel Financeiro, no bloco Caixa: entraram R$ 22 mil.

A primeira reação é achar que o sistema errou. Não errou. As três telas estão respondendo a três perguntas diferentes sobre o mesmo dinheiro. Depois deste guia, você vai olhar para esses três números e saber exatamente o que cada um está dizendo, e qual deles usar em cada decisão.

Uma reserva passa por três momentos

Todo real de uma reserva percorre o mesmo caminho:

Esses momentos não acontecem em ordem fixa. Um hóspede pode pagar em agosto uma estadia de dezembro (paga antes de prestada). Outro pode sair sem ter pago o saldo (prestada antes de paga). É exatamente por isso que as telas não batem entre si, e é por isso que o Operent separa as três coisas em vez de misturar tudo num número só.

Três palavras que você vai ver pelo sistema:

• Reconhecer é o nome técnico de “virou resultado”. Uma diária é reconhecida quando foi prestada.
• Receita diferida é o que já foi vendido, pago ou não, e ainda não virou resultado.
• Competência é o mês ao qual o resultado pertence: o mês em que a diária aconteceu, não o mês em que o dinheiro entrou.

Quando uma diária vira resultado

O Operent reconhece a receita noite a noite, e cada noite pertence ao mês em que aconteceu. Isso acontece em dois momentos:

• No check-out. Ao registrar a saída do hóspede, todas as diárias da estadia são reconhecidas na hora, cada uma no seu mês.
• No reconhecimento do mês. Para quem ainda está hospedado na virada do mês, as noites que já aconteceram precisam ser reconhecidas. O caminho principal é o botão “Reconhecer Receita”, em Fechamento. O mesmo atalho aparece no Painel Financeiro, como “Apurar agora”, e no Dashboard Executivo. Enquanto isso não é feito, o mês fica marcado com receita não reconhecida e não pode ser fechado.

Reserva só confirmada, com o hóspede ainda por chegar, nunca vira resultado. Ela aparece nas telas de previsão como “a reconhecer”.

Uma reserva, um mês e meio de história

Vamos seguir uma reserva do começo ao fim. Ela atravessa a virada do mês e foi paga no cartão: os dois casos que mais confundem.

1. 20/09

   O hóspede reserva e paga

   • Dashboard e Reservas já mostram a reserva: ela está vendida, como “a reconhecer”.
   • Caixa: nada. O dinheiro está com a operadora. O Operent registra um recebível de cartão, com previsão de depósito em 20/10.
   • DRE: nada. Nenhuma noite aconteceu ainda.
2. 30/09

   Reconhecer Receita de setembro

   • As noites de 29 e 30 aconteceram: R$ 400 viram resultado de setembro.
   • Na mesma hora, o Operent separa R$ 80 de taxa de gestão, receita da empresa, e R$ 320 de crédito do proprietário, a repassar.
   • O repasse fica travado: “Aguardando liquidação do cartão”.
3. 04/10

   Check-out

   • As outras 3 noites viram R$ 600 de resultado em outubro (R$ 120 da empresa, R$ 480 do proprietário).
   • A reserva está 100% prestada. O repasse continua esperando o cartão.
4. 20/10

   A operadora deposita

   • Caixa de outubro: entram R$ 970, os R$ 1.000 menos a taxa de 3%.
   • O repasse de R$ 800 é liberado. A taxa do cartão (R$ 30) fica com quem você escolheu ao registrar o depósito: com “Empresa paga a taxa”, o proprietário recebe R$ 800; com “Descontar no repasse do proprietário”, recebe R$ 770.

O resumo que vale ouro: a mesma reserva de R$ 1.000 apareceu como venda em setembro, resultado em setembro e outubro e caixa só em outubro. Nenhuma tela errou.

O painel que mostra tudo lado a lado

O Painel Financeiro existe exatamente para colocar os dois mundos frente a frente:

• Caixa: o que entrou e saiu do banco. “Entrou”, “Saiu” e “Saldo do período”. Pagamento no cartão só entra aqui quando a operadora deposita, e pelo valor líquido.
• Competência: o que foi ganho no período. “Receita reconhecida no período”, “Despesas reconhecidas no período” e “Resultado operacional”.
• Diferença Caixa vs Competência. O painel mostra de onde vem a diferença: saldo a receber, receita diferida, cartões a liquidar. Diferença não é erro. É o retrato do tempo entre vender, prestar e receber.
• Posição: o que está pendurado hoje. A receber (hóspedes que ainda devem), receita diferida (vendido e ainda não prestado), a pagar (despesas sem pagamento) e a repassar (o que já é do proprietário e ainda não foi pago a ele).

Uma dica: se o seu caixa de setembro está bem acima do resultado, provavelmente muitos hóspedes pagaram adiantado reservas de outubro e novembro. Ótimo para o caixa, mas esse dinheiro ainda não é resultado, e parte dele nem é seu.

O repasse tem três luzes

Um valor só pode ser repassado ao proprietário quando três coisas aconteceram: as diárias foram prestadas, o hóspede pagou e, se foi no cartão, a operadora depositou. É isso que impede a armadilha clássica: repassar um dinheiro que ainda não chegou, usando o caixa da empresa para cobrir o proprietário.

No modelo split (coanfitrião), não há repasse: o canal paga cada parte direto. O caixa da gestora mostra só a taxa dela, e a parte do proprietário aparece como informativa.

Despesas seguem a mesma lógica

• A data da despesa define a competência: é nela que a despesa entra na DRE e no Resultado Gerencial.
• O pagamento define o caixa: sem pagamento registrado, ela fica em “A pagar”.
• Compra no cartão da empresa: a despesa entra na DRE na data da compra, mas o caixa só se move quando a fatura é paga.

Uma manutenção feita em 28/09, paga no cartão com fatura vencendo em 10/10, é despesa de setembro e saída de caixa de outubro. De novo, as duas telas certas.

Fechar o mês: o ponto final

Em Fechamento, o Operent só deixa fechar o mês com a receita reconhecida e aponta o que falta, como reservas sem check-out. Depois de fechado:

• os números daquele mês não mudam por acidente;
• se aparecer uma correção depois, ela é lançada no próximo mês aberto, com referência ao mês original. Nada é apagado, e a trilha fica completa.

No fim do ano, o encerramento do exercício gera balancete, balanço patrimonial e DRE anual a partir de uma foto fixa: os números que você entrega ao contador não mudam depois.

A cola: qual tela eu olho para…

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